Contar con un software de altas prestaciones que permite administrar, gestionar y verificar datos de manera efectiva, fácil y de forma confiable a lo largo del tiempo, mejora considerablemente la eficiencia operativa total de un laboratorio.

GESTLAB, es un sistema configurable desarrollado por la Empresa de Tecnologías de la Información para gestionar los datos generados en un laboratorio, abarcando el manejo de muestras, análisis de datos y reportes, lo cual permite simplificar las operaciones de los diferentes flujos de trabajo y llevar la trazabilidad de todos los procesos cumpliendo con el marco regulatorio vigente en el país.

Esta solución informática tiene entre sus funciones clave simplificar las operaciones realizadas en un laboratorio, reduciendo esfuerzos manuales y maximizando la automatización de procesos, así como reducir los riesgos regulatorios y evitar inconsistencia de datos.

El sistema cuenta además con funcionalidades por módulos:

Módulo Administración:

• Autenticación de doble factor: Captcha y contraseña con algoritmo cifrado.
• Lleva todo el control de accesos de los usuarios y roles en el sistema, así como los permisos a las opciones de cada uno de los módulos.
• Permite conectar al directorio Activo de cada entidad por lo que cada usuario podría acceder con las credenciales del dominio.
• Permite establecer un grupo de configuraciones necesarias al sistema, que garantizan el uso adecuado del mismo, a partir de las condiciones propias de cada entidad. Entre ellas tenemos:

• Tipo de Análisis que se realizan en el Laboratorio: de Calidad o Clínicos,
• Tipo de Recepción: por tipos de productos y muestras clínicas según la procedencia.
• Se podrán estructurar los Consecutivos (incluyendo prefijo y sufijo).
• Los modelos para Certificación de resultados de análisis y Solicitudes externas.

• En Entidades se posibilita la funcionalidad de multiempresa permitiendo definir los laboratorios internos y externos de cada entidad, asignando además los empleados, equipos, instrumentos y ensayos que se realizarán en cada laboratorio, a partir de esta funcionalidad se definirán otros permisos importantes.
• Permite configurar la firma digital por usuario, cumpliendo con todos los requerimientos de seguridad establecidos.
• Se podrá configurar el correo electrónico para el envío de Notificaciones del sistema.
• Se registra la trazabilidad de todas las acciones realizadas en el sistema cumpliendo con la CFR 21 parte 11.

Módulo Nomencladores

• Cuenta con 31 nomencladores que permitirán establecer la información de uso común en todos los módulos, de manera que quede perfectamente estandarizado y se logre una mayor agilidad en la introducción de la información.
• El sistema viene con una carga inicial de datos en algunos de estos nomencladores.
• Se enlaza con otros sistemas como:

• MISTRAL (Sistema de Gestión de Inventarios): Para cargar nomenclador de Productos (con Productos Terminados, Materias Primas), Reactivos, Soluciones y Material de Referencia.
• METRUM (Sistema de Gestión de Calibraciones): Para cargar nomenclador de Equipos e Instrumentos, captando para cada caso el Código, Nombre, Fecha de Calibración, Código de Certificado de Calibración y Fecha de próxima calibración que permitirán mostrar alertas en el sistema al usar equipos e instrumentos sin calibrar.

Módulo Procedimientos

• Se introducen los criterios de aceptación para los ensayos establecidos, con los que la sustancia, producto o muestra tiene que cumplir, a partir de las especificaciones y protocolos aprobados en la entidad para cada producto o muestra.
• Permite versionar las Especificaciones y Protocolos, dejando la trazabilidad de todas las versiones registradas.

Módulo Gestión Analítica

• Se registra todo el recorrido de la muestra en el laboratorio, comenzando desde la recepción, asignación de ensayos por laboratorio, conformación de orden, registro de resultados y emisión del Certificado para liberación de Lote.
• Se genera código QR con la información de las muestras recepcionadas.
• En Muestras Clínicas permite realizar Recepción masiva a partir de la importación de un Excel, así como la conformación de órdenes masivas, la creación de solicitudes y la confirmación por laboratorio, masivo.
• Gestiona solicitudes externas, las cuales se pueden imprimir según el modelo establecido en la entidad.
• Permite adjuntar varios documentos de registros primarios por ensayo, en diferentes formatos.
• Los certificados y modelos se emiten en pdf con firma digital incluida.

Módulo Retención de Muestras

• Se recepcionan las muestras, llevando el control de las existencias en el área de testigos.
• Registra todo el historial de movimientos por los diferentes conceptos definidos.
• Lleva la programación de revisiones durante la vigencia del producto. Estas revisiones se muestran en un calendario para un mejor análisis.
• Permite el control de las reclamaciones.

Módulo Estabilidad

• Se recepcionan y controlan las muestras para los diferentes estudios de estabilidad,
• Lleva la planificación en dependencia de los tiempos de ensayos definidos previamente. Todas estas planificaciones se muestran en un calendario.
• Se gestionan las solicitudes al laboratorio.
• Registra todo el historial de movimientos por los diferentes conceptos definidos, permitiendo llevar el control de las existencias en el área.
• Desde los reportes se emiten los informes de resultados finales, que recogen todos los resultados de ensayos realizados al producto en el período establecido.

Módulo Reportes

• Permite obtener variedad de informes atendiendo a diferentes criterios que facilitan el análisis de los principales indicadores que rigen la actividad dentro del laboratorio.
• Para enriquecer el análisis se muestra la información en diferentes estilos de gráficos e incluye exportación a Excel, PDF y JPG en el caso de los gráficos.
• Informes:

• Registros por laboratorios, donde se podrá llevar un control de registros independientes a nivel de Laboratorios.
• Volumen de ensayos,
• Volumen de Muestras.

• Indicadores (Gráficos):

• Tiempo de entrega de la muestra,
• Órdenes por estado y conformidad,
• Ensayos realizados por laboratorios y procedencia.

Las principales ventajas que aporta el sistema son:

• La trazabilidad de las muestras a lo largo de todo el ciclo de vida dentro del laboratorio.
• Acceso y visibilidad de datos y documentos relevantes a todas las partes interesadas.
• Capacidad ilimitada de almacenamiento de datos.
• Reducción de costos operativos.
• Facilita el análisis del comportamiento de indicadores, garantizando una mejor gestión en la actividad del laboratorio.
• Brinda en tiempo real el estado de calibración de equipos e instrumentos del laboratorio, ya que se puede enlazar a nuestro sistema de calibraciones METRUM.
• Cumple con el marco regulatorio vigente en el país para la integridad de los datos.

Disponer de un sistema automatizado que facilita la gestión integrada de la información de forma eficiente y segura hace sus procesos de laboratorio más eficientes y estandarizados

El equipo de expertos de la ETI configura, implementa e integra ofertas del sistema GESTLAB para ayudar a los clientes a implementar soluciones digitales de laboratorio acorde a sus necesidades específicas.