El proceso de comercialización, a cualquier nivel, es una actividad compleja, debido a que se deben lograr bajos tiempos en la ejecución de las compras y alta eficiencia en la gestión de las ventas.  Cumplir con estas restricciones mientras se gestionan contratos, solicitudes de compras, ofertas y clientes/proveedores, se torna una tarea engorrosa por el volumen de información a procesar y la documentación que debe ser generada. Todas estas actividades deben realizarse bajo estrictos marcos regulatorios vigentes en el país y se debe mantener una adecuada interrelación y trazabilidad de los procesos.

Disponer de herramientas tecnológicas que permitan recopilar, integrar, analizar y centralizar todos los datos, brinda un soporte óptimo para la toma de decisiones oportunas y con alto grado de efectividad, garantizando la eficiencia operativa y una mejor gestión y control. En la Empresa de Tecnologías de la Información (ETI), disponemos de una solución informática para complementar la gestión de los procesos comerciales y de inteligencia de negocio de forma transversal, desde las solicitudes de compra hasta la recepción de la mercancía contratada, reduciendo el tiempo de gestión de las tareas.

Acompáñanos y descubre en qué consiste el software RECOMPLUS desarrollado por la ETI, sus características, y funcionalidades.

¿En qué consiste el Software RECOMPLUS?

Es una solución informática para la gestión de los procesos comerciales y de inteligencia de negocio, dirigida a las instituciones dentro y fuera del sector Biofarmacéutico. Desarrollada sobre tecnologías web, de código abierto y amparado bajo el marco regulatorio del país, se presenta como una solución que apoya el proceso de toma de decisiones en las instituciones que decidan adoptarla y que permitirá la automatización de los procesos comerciales en las empresas cubanas, desde las compras nacionales hasta las más complejas operaciones de Comercio Exterior, incluyendo la gestión del ciclo completo de la contratación.

¿Cuál es su importancia?

RECOMPLUS te permite automatizar la gestión comercial como un proceso continuo, tomar decisiones oportunas, disminuir considerablemente los tiempos de respuesta y acción de cada parte, apoyar la eficiencia y perfeccionamiento de la gestión de las empresas cubanas en materia de comercio, que se traduce en optimizar el servicio que proveen. Permite monitorear y evaluar la ejecución de las etapas, su integración y mantener la trazabilidad y seguridad de toda la información que se procesa.

¿Cuáles son sus principales características?

1. Tener centralizada toda la información en una misma ubicación y lograr un acceso concurrente de todos los usuarios que presenten una estación de trabajo conectada a la red.
2. Posibilita el estudio y comparación de compras históricas, lo que deriva en un mejor aprovechamiento de los recursos monetarios al aceptar ofertas más rentables, (premisa fundamental en el país por las condiciones económicas en que se encuentra.)
3. Brinda la posibilidad de realizar búsquedas avanzadas y generar en todo momento la documentación indispensable que se requiere en estos procesos, disminuyendo los gastos por concepto de uso de papel y recursos de impresión.

Funcionalidades

• Gestión de la cartera de clientes, proveedores y fabricantes relacionados con las actividades comerciales de la entidad.
• Gestión de la búsqueda de nuevos proveedores o clientes potenciales.
• Evaluación de los proveedores y clientes de la entidad
• Control y conservación de la información comercial y técnica de los productos.
• Gestión de la información de las pólizas, partidas/ subpartidas y permisos asociados.
• Gestión y monitoreo del proceso de compra desde las solicitudes de compras hasta la recepción de los documentos de embarque, incluyendo el proceso de puja para ofertas más rentables.
• Análisis de precios históricos y generación del pliego de concurrencia.
• Gestión del proceso jurídico de contratación de la compra y sus niveles de aprobación
• Integración con un gestor de inventarios para la disponibilidad de insumos y equipamiento, el registro y generación de toda la documentación oficial que se deriva del proceso de compra,
• Parametrización de los procesos en dependencia del entorno en que se utilice el sistema
• Generación de los reportes que faciliten la interpretación de la información almacenada.

¿Dónde se puede generalizar la solución?

La solución utiliza como modelo de distribución el de Software como Servicio. En este esquema la ETI garantiza la disponibilidad del sistema, la seguridad de la información, se optimiza la gestión de actualizaciones, configuración, soporte de la solución y se centraliza toda la información en una estructura homogénea. La empresa cliente podrá acceder e interactuar con el sistema a través de la red.

El despliegue e implementación de la solución en las entidades se realiza por etapas representadas en módulos, concluyendo con la validación de cada una, garantizando así no pasar a la gestión de otro proceso hasta que los anteriores no estén completamente funcionales, lo que permite ir cerrando ciclos dentro de cada empresa. El sistema actualmente está conformado por los siguientes módulos: Nomencladores, Configuraciones, Cartera de Clientes-Proveedores, Suministros, Contratación y se incorporará la gestión de la Exportaciones en una segunda etapa.  El despliegue parte de la Cartera de Clientes-Proveedores e incluye la gestión de los Nomencladores. Entre las tareas para la implementación en cada entidad se incorpora la depuración de los datos del cliente y la migración al nuevo sistema, ya sea de forma automatizada o manual.

La solución comenzó a implementarse en FARMACUBA, Empresa Importadora-Exportadora, integrada al Grupo de las Industrias Biotecnológica y Farmacéutica BioCubaFarma con muy buenos resultados y la incorporación de mejoras durante el pilotaje. Además, se están iniciando los trabajos de despliegue en las empresas del Grupo Empresarial de Comercio Exterior (GECOMEX). Se prevé la implementación y generalización en otras empresas comercializadoras del sector biofarmacéutico próximamente.

Ambas soluciones podrán ser utilizadas por cualquier empresa cubana para la gestión de los procesos comerciales, tanto para las operaciones nacionales como de comercio exterior.